7 Maneras de adjuntar un documento de Sharepoint al correo

SharePoint se basa en el intercambio y la colaboración (tiene la palabra «Share» en su nombre), por lo que naturalmente querrá compartir los documentos almacenados en SharePoint o OneDrive con sus colegas y partes interesadas externas a través del correo electrónico. Hay varias maneras de hacerlo, y aquí están los pros, los contras y las opciones de cada método.

Este es un método con el que todos estamos familiarizados porque hemos estado enviando cosas por correo electrónico como archivos adjuntos durante bastante tiempo. Antes de adjuntar archivos a su correo electrónico, deberá descargarlos de su biblioteca de documentos de SharePoint.

adjuntar anexo outlook

Pros:

  • Así es como lo he hecho siempre.

Contras:

  • La mayor desventaja es que si necesitas compartir varios archivos, puedes encontrarte con limitaciones de tamaño en tu cliente de correo electrónico.
  • Otro problema importante es que al compartir archivos a través de archivos adjuntos se crea inadvertidamente otra revisión del archivo que puede no estar sincronizada con la maestra almacenada en SharePoint.
  • Demasiados clics.

Sincronizar la biblioteca a través de ONEDRIVE y adjuntar desde la biblioteca sincronizada.

Si quieres ahorrar tiempo en el paso «Descargar» del método anterior, puedes simplemente sincronizar tu biblioteca de documentos con tu ordenador y arrastrar y soltar el archivo desde tu OneDrive sincronizado a tu correo electrónico, esto es,  como si fuero cualquier otro archivo almacenado en tu disco duro.

Adjuntar Anexo Onedrive

Pros:

  • Un poco de ahorro de tiempo, ya que no hay necesidad de descargar varios archivos, ya que están listos para ti en tu ordenador.

Contras:

  • Los mismos que en la opción 1.

Compartir archivos directamente desde Sharepoint

Si quieres entrar en el siglo XXI, puedes compartir archivos directamente desde tu biblioteca de documentos de SharePoint o OneDrive para no tener que descargarlos o adjuntarlos a un correo electrónico.

Compartir documento en sharepoint

Pros:

  • No es necesario descargar archivos ni ir a Outlook.
  • Es genial desde el punto de vista de la actualización/reparación. Si envías un correo electrónico y haces cambios en un archivo, el enlace sigue siendo el mismo, por lo que el destinatario recibirá la versión más reciente y actualizada.
  • Si necesitas compartir más de un archivo, puedes compartir toda la carpeta y todo su contenido de la misma manera.
  • Al compartir, puede especificar si los destinatarios tienen la capacidad de ver el archivo solamente o de editarlo.

Contras:

  • Si el contenido que comparte no está en la misma biblioteca, tendrá que compartirlo varias veces.
  • Algunas personas prefieren enviar correos electrónicos desde el cliente de Outlook en lugar de hacerlo mediante el botón de compartir de la biblioteca.

Copia el enlace de tu sharepoint o onedrive y pégalo en un correo electrónico.

Otra gran opción para compartir un archivo es compartir la URL del mismo aunque es posible que esta opción este deshabilitada en su organización.

Compartir vinculo

Pros:

  • Igual que la opción anterior.
  • Resuelve una limitación del método anterior de usar Outlook: al recuperar la URL del archivo, puede navegar a Outlook o a su otro cliente de correo electrónico favorito y enviar el correo desde allí.
  • Excelente para compartir de forma anónima (si el uso compartido externo de SharePoint está configurado correctamente)

Contras:

  • Igual que la opción anterior.
  • Cada vez que se comparte un archivo o se copia un enlace, se crea un permiso único para ese archivo. Esto puede ser complejo si se comparte mucho, por lo que es importante gestionarlo adecuadamente.

Compartir directamente desde Word, Excel, PowerPoint y OneNote

Esta opción es similar al método anterior, salvo que inicia el intercambio directamente desde la aplicación de MS Office; funciona tanto con las versiones de navegador como de escritorio de Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

Compartir Office

Adjuntar archivos desde Outlook Webmail

También puedes adjuntar archivos desde el correo web de Outlook. Esto sólo funciona con el correo electrónico de Outlook basado en el navegador, y funciona de manera diferente con el cliente de Outlook de escritorio (más sobre esto en la siguiente opción).Cuando adjuntas un archivo desde el correo web de Outlook, también puedes adjuntar un archivo de un documento de OneDrive Biblioteca o desde un grupo de Office 365. Una vez que especifique el archivo que desea adjuntar, se le dará la opción de tratar el archivo adjunto como un «adjunto» o como un enlace directo al archivo (como el enlace de copia anterior).

Pros:

  • Una forma sencilla de adjuntar archivos cuando se trabaja con Outlook Webmail

Contras:

  • En el momento de redactar este artículo, solo se pueden adjuntar archivos de OneDrive y de los Grupos de Office 365, no otros tipos de archivos de los sitios de SharePoint.

Adjuntar un documento de sharepoint desde el cliente de outlook

Seamos sinceros: todas las opciones anteriores son estupendas, pero hay que cambiar de comportamiento si estamos habituados a usar el cliente de  Outlook todo el día. Así pues, a continuación se explica cómo adjuntar un archivo de SharePoint en la aplicación de escritorio de Outlook.

1. En tu Outlook, pulsa el icono "Adjuntar archivo" y luego "Examinar este equipo"

2. En la ventana que aparece, deberá seleccionar el archivo adjunto de su PC. Pero en su lugar, pegue la URL de la biblioteca de documentos donde quiere adjuntar el archivo. Asegúrese de copiar sólo la URL de la biblioteca, no la ruta completa de una vista específica, la parte marcada en amarillo.

3. Se mostrarán tus documentos y carpetas de la librería

Examinar libreria Sharepoint

4. Localiza el documento que deseas adjuntar y pulsa "Insertar"

Insertar anexo

5. El fichero se anexará al correo correctamente

Anexo insertado en correo

Pros:

  • Es una forma rápida de acceder a sus bibliotecas de Sharepoint

Contras:

  • Es necesario copiar la URL de la biblioteca que se desesa examinar.

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2 comentarios en “7 Maneras de adjuntar un documento de Sharepoint al correo”

  1. Hola, me gustaría saber cómo puedo hacer al revés, o sea, me llega un correo por Outlook, y quiero guardarlo en una carpeta en Sharepoint, o sea, NO quiero descargarlo y subirlo a Sharepoint
    Espero que me puedan ayudar
    Saludos!!!

    1. Hola Fernando,

      No especificas el cliente que estas utilizando.

      Si se trata de Outlook de escritorio la manera más rápida es tener abierta la biblioteca de sharepoint donde lo quieres guardar y lo arrastras desde outlook.

      Otra opcion es cuando abres el mensaje en la cinta de opciones tienes un apartado de «datos adjuntos», con el botón cargar te permite guardarlo en una libreria pero no te deja escoger la carpeta de destino (se guardan en la raiz). Si te sirve genial, si quieres guardarlo en una carpeta dentro de la biblioteca no podrás.

      Otra opción es en el menú habitual de «guardar como», introduce en la dirección (donde habitualmente pone «este equipo > C: > Usuarios >») la url de la biblioteca/carpeta donde quieres guardar el adjunto (por ejemplo: https://novalannetworks.sharepoint.com/sites/PROYECTOS/Documentos compartidos), para ello deberas estar logueado en Sharepoint previamente.

      Espero que te sea de utilidad, recibe un saludo y grácias por leernos.

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